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2006年9月27日 (水)

メールをすっきり!3フォルダで管理する

メールを、Action Hold Archiveの3フォルダに分類し、受信トレイは常に空っぽにする運用方法。詳細はこちらのページを参照。


ITmedia Biz.ID/効率アップ、クオリティアップのためのデジタル仕事術
ITmedia Biz.ID:メール受信箱を空にする方法 http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0607/27/news037.html 

遅ればせながら一週間やってみた感想。とにかくラクになりました!

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遅ればせながら一週間やってみた感想。とにかくラクになりました! 

受信トレイを空にしようと、メールに対するアクションが早くなった。 すぐ返信できるものはその場で返信する。時間が必要なものはActionフォルダで保留。 しばらく参照はHoldフォルダ、いつかは必要かな?と思えばArchiveアーカイブする。 いらないものはとっとと削除して、受信トレイはいつもすっきりとする。これがきもちいい! 

要返信のActionフォルダと、しばらく参照のHoldフォルダを見ればメールが探せるので、変に分類するよりも効率アップ。 常に探せるレベルでメールをレビューしているので埋もれにくくなった。 

いつかは参照しそうだなというメールはArchive アーカイブする。 必要な場合はキーワードを入力、Google デスクトップサーチで検索して見つけ出す。 

メールシステムはNotesなので通常のGoogleデスクトップサーチではなく、Google Desktop Search for Enterpriseを利用。 

"Google 企業向けデスクトップ" http://desktop.google.co.jp/ja/enterprise/index.html 

一緒についてくる Google Desktop for Notes を導入すると、Notesも検索対象になる。ただしローカルデータベースのみ。 

Notesの場合、メールをアーカイブするとアーカイブデータベースとしてローカルに保存される。 そのローカルに保存されているアーカイブデータベースを指定して検索対象にすればOK。 検索結果から直接ノーツメール画面に飛んだり、差出人に返信を出せたりできるので便利に使ってます。

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