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2006年10月25日 (水)

巨大化するパワーポイントを小さくする方法

巨大化する一方のパワポの資料をいかにして小さくするかのエントリです。やっぱりもちは餅屋!そういう機能を持ったソフトを利用するのが一番かもしれません。

Microsoft Office PowerPoint 2003

  generated by feedpath

仕事でパワーポイントの資料を扱うことが多くなりました。写真やグラフやアニメーションなど、どんどん作成者のスキルは上がっていきます。ところが一方でファイルの大きさはどんどん大きくなってしまっています。

ファイルが巨大だと、メールで送付はほとんど無理ですし、スライドショーをする際にも不安定になってしまいます。先日扱ったファイルは10ページほどでしたが、ファイルサイズはなんと50MB!100ページ近くで97MBなんてパワポを扱ったときには、そのファイルを受け取ることに非常に苦労しました。

なぜパワーポイントの資料は大きくなってしまうんでしょう。それはパワーポイントってなんでも貼り付けられるスクラップブックみたいだからでしょうね。つまり巨大な元ファイルがそのまま張り付いているからですね。500万画素のきれいなイメージカットが張り付いていたり、メガ単位の元データを持つ10シートもあるエクセルグラフが張り付いていたれば、そりゃこんなに巨大になってしまいます。

もちろんグラフなどは元のファイルをダブルクリックで呼び出せば簡単に修正できるし、気に入ったフォーマットなんかを拝借?することもできる。そういう利点もあります。

でもやっぱりファイルは小さいほうがいい。利点もあるけど、そうした元データから情報漏洩につながることだってあります。(財務情報とか個人情報がパワポの裏に載ってたりさ)

なのでできるだけ作成するときに小さくする努力をしてもらいたい。それができなければ、間に立つ人がそのファイルを配布用やスライド用として小さくする必要がある、なんて思うわけです。

さてパワーポイントを小さくするためにどうすればいいのか。

いろいろ自分なりのTipsを持っていました。(文末にまとめておきます)でも結局のところそうした機能を持つソフトを利用するのがいいという結論です。時間もかからないし、もちろん手間もかからない。それでいて先ほどの50MBの資料が2MBになったり、97MBが20MBになるのは、本当にストレスフリーです。

NXPowerLite(NXパワーライト)
重いPowerPointファイルを、PPT形式のまま、最大95%も圧縮・軽量化。
http://www.nxpowerlite.jp/

またこんなソフトも紹介されています。

PPTShare、PowerPointファイルを最大95%圧縮
http://jp.techcrunch.com/archives/pptshare-compress-ppt-files-up-to-95/

私の部署ではNXPowerLite(NXパワーライト)を利用しています。このソフトは、巨大な画像やグラフ、図形などを「図として」保存しなおします。画面サイズにあった大きさにするので、そういう画像やグラフ、図がたくさんあるパワポは本当に小さくなります。ファイルサイズが一桁小さくなるのを見たときには本当に感動しました!

もちろんグラフなどの元データなどの別シートや元々のきれいな画像は使えなくなります。なのであくまでも保管用とかスライド用とか配布用などに、正副の副として利用するのがいいかなと思っています。

10回までは試用できます。個人ではちょっと高いですが、仕事場でパワーポイントに振り回されている人にはぜひおすすめしたいソフトです!

追記:NXPowerLiteがバージョンアップ! 今度はエクセル、ワードも圧縮できます。

巨大なパワーポイントを小さくする方法 (PowerPoint2003)

グラフや表を図で貼り付けなおす

  1. 埋め込まれているグラフや表をクリックして選択し、コピーする。
  2. 編集→形式を選択して貼り付け→Windowsメタファイル で貼り付け。
  3. 元のグラフや表を削除する。

写真や図を圧縮する

  1. 巨大な写真や図をダブルクリックして図の書式設定メニューを出す。
  2. 図タブを選択し、左下の圧縮ボタンを押す。
  3. ドキュメント内のすべての図にチェック。
  4. 解像度はWeb/画面で十分(たぶん)
  5. オプションの図を圧縮する、と図のトリミング部分を削除するにもチェックする。
  6. OKを押せば小さくなる。

※これでも小さくならない場合
(サイズタブをみて倍率の高さとか幅が10%とかになってる場合)

  1. 図の上で右クリック
  2. 図の編集を選択
  3. MicroSoftOffice 描画オブジェクトに変換しますか でOK
  4. そのあとは上記の写真や図を圧縮するを行う


こんな手順でパワポのサイズを小さくしてました。でも非常に時間がかかるし、どのシートが巨大なのかなかなかわからず手間がかかりました。パワポのページごとのサイズがわかるソフトってあるんでしょうかね?あればもっと手早くできるかもしれません。

追記

すっかりNXPowerLiteマンセーですが、ちょうどバージョンアップの案内が届きました。

2006年10月24日、NXPowerLite の最新バージョン「NXPowerLite 2.4」をリリースしました。この最新版では、以下の3つの機能が追加になっております。

  • モバイル機器用圧縮モード
  • 圧縮・軽量化後のPPTファイルを、ワンクリックでメールに添付し送信できる「メールで送信」ボタン
  • 指定したフォルダ内の全PPTファイル(サブフォルダ内含む)の一括圧縮機能

特にモバイル機器用圧縮モードは、携帯端末やPPTファイルに対応したビューワ機能のついた携帯電話等によってPPTファイルを持ち出す場合や、回線速度の遅い携帯端末へファイルを送る場合に最適です。

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コメント

NXPowerLiteをご紹介&ご利用いただきありがとうございます!

お役に立てているようでなによりです!

紹介されていた「PPTShare」、お恥ずかしながら知りませんでした。「95%圧縮」等、なんかNXPowerLiteに似てるなー、と思って体験版をダウンロードしてみたら、「Powered by NXPowerLite」との表記が。OEMでした。

いずれにしましても、今後ともよろしくお願いいたします!

投稿: オーシャンブリッジ高山 | 2006年10月25日 (水) 12時11分

はじめまして。
PPTの画像貼り付け方法を探していて、このページにたどり着きました。

私に知っている超簡単でサイズをグっと減らす方法をご紹介します。達人の方々にとっては「そんなの常識」かも知れませんが、私はとても助かってます。その方法は、、、
●pptのファイルを開いて「名前をつけて保存」で別名をつけて保存するだけです。
内部的なファイル更新履歴が削除されて、グっと小さくなるのだと思います。おためしあれ。

投稿: ppp | 2009年11月19日 (木) 17時00分

「パワポのページごとのサイズ」は分かりませんが画像ごとのファイルサイズでしたらわかります。
webページとして保存をすると画像フォルダに画像がまとまりますのでそこでサイズの降順にソートをすると大きい画像が分かります。
大きい画像から貼りなおしなどサイズダウンをしていっています。

投稿: | 2011年8月25日 (木) 15時56分

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NXPowerLiteの発売以来、お陰様で、このブログへのコメントや、ご自身のブログでのレビューといったかたちで、お使いいただいた皆さまからの感想が多数寄せられています。 ということで、そうしたNXPowerLiteをお使いいただいた皆さまの感想を、まとめてご紹介させていただきますね。 まずは、圧縮記録の更新履歴から。 ★高山注... [続きを読む]

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